Zorg voor een gevoel van voldoening

Het afgelopen jaar deed ik onderzoek naar hoe de HGJB gemeenten kan helpen om vrijwilligers in het jeugdwerk te motiveren en te begeleiden. Aan de hand van interviews scoorden jeugdleiders en jeugdouderlingen het jeugdwerk op 21 verschillende wervings- en begeleidingsfactoren. Onderstaande tien punten bleken het lastigst. Daarom geef ik bij elk punt tips om ermee aan de slag te kunnen. Vijf punten gaan over het werven van vrijwilligers, en vijf over het begeleiden van hen. Welk aandachtspunt neem jij mee om vrijwilligers in jouw gemeente enthousiast te houden?

 rijwilligers vasthouden, begint bij een goede manier van werven. Vijf aandachtspunten voor het werven van vrijwilligers.

1. Werf vanuit visie – Soms is er een groot tekort aan vrijwilligers. De neiging is dan om mee te delen dat er nog gaten zijn die gevuld moeten worden, anders kan een activiteit niet doorgaan. Vanuit schuldgevoel of plichtsbesef zullen wellicht mensen kortdurend het gat dichten. Er is een duurzamere manier. Vraag potentiële vrijwilligers vanuit visie: wil je bijdragen aan Gods werk met jongeren of de geloofsopvoeding van de kinderen van de gemeente? Dat geeft geen druk, maar een mogelijkheid om God te dienen vanuit naastenliefde voor de jongeren van de gemeente.   
     

 

2. Geef duidelijke verwachtingen én een heldere taakomschrijving – Dit vermindert zorgen en frustraties, zowel bij degene die uitvoert als degene die aanstuurt. Geef een heldere taakomschrijving met de volgende punten:
• functietitel;
• met wie de vrijwilliger samenwerkt en de doelgroep waarvoor hij werkt;
• waardevolle gaven en handige interesses die bij de functie passen;
• tijdsinvestering in de voorbereiding en welke hulpmiddelen er hiervoor zijn;
• waar, wanneer en hoelang ze verwacht worden bij de activiteit zelf en bijbehorende toerusting/vergaderingen;
• afbakening van de functie;
• het doel van de activiteit en het overkoepelende jeugdwerkdoel.
3. Laat ze meelopen met huidige leiders – Potentiële vrijwilligers hebben vaak nog veel vragen en twijfels: wat als het niet bij me past? Heb ik wel tijd genoeg? Zijn de mensen leuk met wie ik samenwerk? Uitleg (zoals bij punt 2) is goed, maar ervaring is beter: laat ze tijdens het seizoen eens meekijken bij een jeugdwerkactiviteit en bied ze daarvoor een concrete datum en tijd. Let op: dit is niet stiekem een  inwerktraject. Het is een laagdrempelige manier om de mogelijkheid te verkennen door alleen maar te kijken en te luisteren. Geef alle ruimte om daarna alsnog te bedanken.

 

4. Zet social media goed in – De ervaring leert dat weinig mensen reageren op een oproep op social media. Tóch worden de kansen ervan over het hoofd gezien. Zorg voor een up-to-date kerksite, met in ieder geval één plek voor vrijwilligersvacatures. Zet social media, zoals een kerkapp, daarnaast in om foto’s, video’s en verhalen te delen. Dit laat zien hoe mooi het is om je in te zetten voor het jeugdwerk.

 

5. Zoek gavengericht – Paulus heeft het in 1 Korinthe 12 over de gemeente als één lichaam van Christus met verschillende gaven. Als iedere christen dient op de voor hem juiste plek in de kerk, functioneert dit lichaam het best. Het is verleidelijk om vacaturegericht te zoeken: welk gat moet gevuld worden? De beste manier om gavengericht te werken is het inventariseren van de gaven, interesses en ervaringen van gemeenteleden. Dit kan bijvoorbeeld door een talentenbank. Focus dus niet op de behoeften van de kerk. Vrijwilligers die niet op hun plek zitten, zijn namelijk snel weer vertrokken.

Als er vrijwilligers zijn gevonden, is het een kunst om ze vast te houden. Opnieuw vijf tips.

1. Verkondig een beknopte, heldere visie – Vrijwilligers willen graag herinnerd worden aan de reden van hun inspanningen. Een gezamenlijke visie bemoedigt mensen voor hun taak en verbindt de verschillende jeugdwerkactiviteiten met elkaar. Dit kan bijvoorbeeld door een gezamenlijk startmoment. Help ze vervolgens om dit toe te passen in hun specifieke jeugdwerkactiviteit. Dit is geen hoge norm waaraan ze moeten voldoen, maar helpt juist om met iedere activiteit een duidelijk doel voor ogen te houden.

 

2. Werk nieuwe vrijwilligers in – ‘Een nieuwe vrijwilliger is een kwetsbare vrijwilliger’¹. De eerste momenten van een vrijwilliger met een nieuwe rol, zijn erg belangrijk. Check of de verwachtingen (zoals bij Werven punt 2 staat) helder zijn en koppel de persoon aan een buddy aan wie hij of zij vragen kan stellen. Vrijwilligers willen namelijk graag dat het goed gaat en vragen zich soms af of ze er wel echt geschikt voor zijn. Erover praten kan al veel twijfels en zorgen wegnemen.

 

3. Inventariseer moeilijkheden – Vrijwilligers hebben vaak een volle agenda. Je kunt hen ontzorgen door in te spelen op wat ze lastig vinden. Inventariseer pro actief wat ze moeilijk vinden. Zorg vervolgens ook voor toerusting op de moeilijke vaardigheden, zoals een training over groepsdynamica. Naast vaardigheden hebben vrijwilligers ook praktische behoeften, zoals een functionele ruimte, prettig (les)materiaal en budget voor uitjes. Ook al lukt het niet altijd om dit te regelen, ze willen het gevoel hebben dat je naar hen luistert, dat er prioriteit wordt gegeven aan hun behoeften en dat je voor hen pleit bij bijvoorbeeld de kerkenraad.

 

4. Neem goed afscheid – Natuurlijk is het jammer als een vrijwilliger afscheid neemt. Ga toch goed om met vertrekkende vrijwilligers en focus op wat ze hebben betekend. Neem een moment in het team om de vrijwilliger in het zonnetje te zetten. Een exitgesprek biedt daarnaast de laatste mogelijkheid om de inzet van de vrijwilliger te waarderen. Ook kun je leren van zijn of haar positieve en negatieve ervaringen. Benut het moment om de vertrekkende vrijwilliger op een andere manier betrokken te houden bij de gemeente.²

 

5. Geef positieve feedback – Mensen houden van bevestiging. Vrijwilligers verdienen bevestiging. Zo hebben ze het gevoel dat hun inzet de tijd en energie waard is. Bedank ze waar je ze ook tegenkomt en maak het een gewoonte. Zie je ze niet direct aan het werk? Stimuleer dan teamleden om elkaar regelmatig te complimenteren. Dit geeft een gevoel van voldoening.³

^{1 Hybels B., & Tuinder, T. (2005) Vrijwilligers mobiliseren. Hoornaar, Nederland: Gideon.
2 De Gast, W.J. & Hetem, R. (2018) Basisboek vrijwilligersmanagement. Bussum, Nederland: Coutinho.
3 Anderson, K. & Fox, J. (2015) The Volunteer Church. Grand Rapids, Verenigde Staten: Zondervan.}